POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE COMEK.
La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por lo tanto, COMEK en condición de responsable del tratamiento de datos se permite formular el presente texto con el objetivo de dar cumplimiento a dicha normatividad en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y manejen.

COMEK acoge las disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, COMEK ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestra página web, correos electrónicos, llamadas telefónicas, personalmente y medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen otras comunicaciones.

OBJETIVO GENERAL

El presente documento tiene por objeto dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que consiste en la elaboración y adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley mencionada el cual regula la obtención, registro, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza COMEK en el ejercicio ordinario de su objeto social, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus usuarios.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COMEK. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMEK salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por COMEK previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que COMEK ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

3. Eventos de urgencia médica o sanitaria.

4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE COMEK SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMEK en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados y proveedores, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

? Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

? Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

? Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley 1581 de 2012, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

A). PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a COMEK, por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información, será resuelta y/o tramitada bajo las siguientes reglas:

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a COMEK, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a tres (3) días hábiles una leyenda que diga reclamo en trámite y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de COMEK, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

4. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. CONSULTAS

La Política de manejo de la información personal y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrá ser consultada en nuestra página web www.comek.com.co

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y manejo de su información; podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico ventas@comek.com.co

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuera posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

C. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

COMEK tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento; a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación y contacto:

• Razón social: COMEK
• NIT: 13.825.453
• Domicilio principal: Cr. 4 O. 18 – 50 OF 1307, Bogotá D.C.
• Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: El área encargada de recibir y canalizar todas la solicitudes e inquietudes es Administración, a través del correo electrónico ventas@comek.com.co

POLITICAS DE SEGURIDAD

Para COMEK es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

1. Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos.

2. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos (Plataforma Linux directorio activo, módulos de seguridad).

3. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres (DRP Disaster Recovery Plan).

4. Uso de diferentes ambientes en las plataformas críticas, para que desarrolladores y consultores puedan trabajar sin problema

5. Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.

6. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.

7. En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información de terceros se incluye el siguiente párrafo: “La informacion aqui suministrada esta sometida a tratamiento de base de datos: ver política de tratamiento en www.bci.co/politica-tratamiento-datos.php

8. Aviso Habeas Data. “COMEK- ANUNCIO LEGAL DIRIGIDO ABIERTAMENTE A TODOS LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL, EN ESPECIAL CLIENTES, EMPLEADOS, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

COMEK, en cumplimiento del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, informa que, previamente a la expedición del señalado Decreto, ha recolectado información personal proveniente de diversos titulares, por diferentes medios y para diferentes propósitos.

Si Usted ostenta la calidad de titular de conformidad con las normas mencionadas, COMEKde manera respetuosa le solicita se sirva informarnos si nos permite o no, continuar con el tratamiento de sus datos personales, impartiendo su autorización a través del siguiente correo electrónico: ventas@comek.com.co

Le informamos que la autorización a la que se hace referencia, puede ser suministrada por el titular de la información, sus causahabientes, representantes o apoderados, casos en los cuales estos deben acreditar la calidad en que actúan.

De conformidad con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, si transcurridos treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de publicación de esta comunicación, COMEK no recibe manifestación alguna, podrá continuar con el tratamiento de la información personal, para finalidades iguales, análogas o compatibles con aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

A pesar de lo anterior, Usted en su calidad de titular en cualquier momento y conforme a las normas citadas, podrá ejercer a través del correo electrónico antes mencionado, sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales, siempre que no exista una situación jurídica de naturaleza legal o contractual que faculte a COMEK para continuar con el tratamiento de su información”
Fecha: 2018/18/04